7a77ce55

Как правильно хранить документы

Фирмам и ИП необходимо держать все бумаги, которые сопряжены с их работой. Определенные нужно держать даже после того, как вы закрыли собственное дело.

Если создавать каждую бумажку и нескончаемо держать, с годами для этого понадобится автономное здание лишь под архив. Однако действительно регулярно держать все бумажки не обязательно.

Ясно, что, пока организация проводит дела с компаньоном, она сберегает все бумаги по этим сделкам: контракты, акты сделанных работ либо проявленных услуг, товарные затратные.

Они понадобятся, что бы защитить собственные интересы в суде, если компаньон не соблюдет критерии сделки, либо что бы доказать справедливость операций, если банк либо налоговая интересуются, от кого вы приобрели денежные средства либо куда истратили.

То же самое с профессиональными бумагами: пока работник работает, в компании лежат трудовые контракты, собственные дела, трудовые книги и все другое. По закону держать бумаги необходимо и после того, как контракты выполнены, а дела с компаньоном завершены.

Это касается всех бумаг компании:

бумаг налогового учета;
профессиональных;
бухгалтерских.

Держать их необходимо, что бы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Профессиональные бумаги держат на пример, если потребуется информация о прежних работниках, к примеру что бы доказать стаж либо восстановить трудовую книгу.

Для любого вида бумаг установлены собственные сроки сбережения исходя из стадии значимости. Они обозначены в списке, одобренном указом Росархива. Бумаги регулярного сбережения первые 10 лет должны располагаться в компании, а потом их передают в архив.

Есть относительное деление на нынешнее и архивное хранение документов в Москве. Нынешние бумаги — те, по которым еще не завершено делопроизводство либо завершено и период их сбережения менее 10 лет. Такие бумаги как правило лежат в кабинете компании в шкафах либо сейфах.

Основное — снабдить сохранность и секретность. Через 10 лет бумаги, по которым не истек период сбережения, необходимо дать в архив. Это будет архивное сбережение. К нему есть некоторые условия.

А конкретнее:

Адаптация к сбережению бумаг. До того как отдать в архив, бумаги необходимо классифицировать: разместить в хронологическом порядке, занумеровать страницы, выметать.

После этого составьте роспись — перечень бумаг с последовательными номерами, наименованиями и числом страничек.

Когда все готово, наполните лист-заверитель: в нем показывают полное количество листов в деле и представляют их физическое положение, к примеру имеется ли порванные либо потушенные жидкостью страницы, нечеткий документ.

Далее можно транслировать бумаги в архив.

Условия к архиву. В нем необходимо сделать критерии для сохранности бумаг.

Архив не в состоянии находиться на чердаке либо в подвале. Это может быть особое здание, оснащенное технологией пожаротушения и сигнализацией.

В помещение необходимо сохранять температуру 17—19 °C при условной сырости воздуха 50—55%. Что бы защитить бумаги от света, лучше держать их в особых прикрытых стеллажах.

Соблюсти все эти условия незначительный компании вполне может быть трудно. Потому не обязательно создавать архивное сбережение без помощи других, можно закончить контракт со посторонней организацией, которая примет это на себя.

Очень многие компании достаточно давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: делятся контрактами, актами, посылают налоговые декларации. Законопроект этого не запрещает: бумаги можно держать в электронном виде, однако в обязательном порядке подписывать их электронной подписью.

Вскрывать можно лишь по мере надобности, к примеру если спросит налоговая. А оцифровать все бумаги в компании и убить хлопчатобумажные оригиналы ранее времени невозможно. Если бумаги первоначально сделаны на бумаге, их надо будет держать всегда, поставленное законодательством.

Для сбережения электронных бумаг также есть собственные требования:

держать электронные бумаги максимум на 2-ух различных носителях. К примеру, на флеш-карте и в туче либо в туче и на ПК;

у компании должны быть платформы и технологические средства, при помощи которых можно прочесть либо переписать электронные бумаги;

сохранять секретность при сбережении. У чужих не может быть доступа к бумагам;

проверять раз в 5 лет, в котором пребывании электронные бумаги. Если за этот период времени обновилось ПО, при помощи которого можно смотреть бумаги, их необходимо перевести в свежий формат.

Если огромная часть бумаг в вашей компании первоначально сделана на бумаге, советуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет более удобно находить бумаги либо посылать их компаньону.

Вы можете оставить комментарий, или ссылку на Ваш сайт.

Оставить комментарий